Cwynion
Sylwch: dim ond ar gyfer digwyddiadau a ddigwyddodd ar 1 Ionawr 2025 neu ar ôl hynny y mae’r weithdrefn gwyno hon yn berthnasol.
Ar gyfer cwynion sy’n ymwneud â digwyddiad a ddigwyddodd ar neu cyn 31 Rhagfyr 2024, neu gŵyn a wnaed gan neu ar ran yr hawlydd (ni waeth pryd ddigwyddodd y digwyddiad), cyfeiriwch at ein trefn gwyno flaenorol.
Beth allwch chi ei ddisgwyl gennym ni
Rydym yn cymryd pob cwyn o ddifrif. Os ydych chi wedi cwyno, mae’n ddrwg gennym eich bod wedi teimlo bod angen i chi gwyno ac rydyn ni eisiau deall sut gallwn ni wella ein gwasanaeth. Byddwn yn gwrando ar eich cwyn ac yn eich trin yn deg, yn onest ac yn gymesur.
Ein gweithdrefn
Paratowyd y weithdrefn hon er eich budd chi mewn iaith syml.
Pwrpas y weithdrefn hon fydd dod i gasgliad a fydd yn dderbyniol i chi, yr achwynydd, ac i ni fel cwmni a ymddiriedir i orfodi gorchmynion a dyfarniadau.
Pwy all gwyno
Gall unrhyw unigolyn yr effeithir arno gan gamau gorfodi a gyflawnir gan gwmni achrededig gyflwyno cwyn. Mae hyn yn cynnwys y sawl sy’n destun y camau gorfodi ac unrhyw un sy’n cael ei effeithio’n rhesymol gan weithredoedd cwmni gorfodi achrededig.
Beth yw cwyn?
Diffinnir cwyn fel mynegiant o anfodlonrwydd sy’n gofyn am ymateb. Bydd yn ymwneud ag effaith negyddol safon y gwasanaeth, y camau gweithredu neu’r diffyg gweithredu gan ein cwmni neu ein staff.
Nid yw ymholiadau bob dydd a cheisiadau am wasanaeth (cais am weithredu, neu newid i gynllun talu y cytunwyd arno, er enghraifft), yn gŵyn eu hunain
Ni allwn ystyried cwynion am weithredoedd hawlydd/credydwr na sut y cododd y ddyled yn y lle cyntaf.
Dim ond o fewn tri mis y byddwn yn delio â chwyn ar ôl i’r achwynydd ddod yn ymwybodol bod ganddo gŵyn. Ni fyddwn yn ystyried cwyn y tu allan i’r cyfnod hwn.
Cwynion na allwn eu hystyried
Efallai y byddwn yn penderfynu na fyddai’n briodol i ni ystyried cwyn.
Er enghraifft, ni fyddai fel arfer yn briodol i ni ystyried y cwynion canlynol:
- Mae'n ymwneud ag ymddygiad hawlydd/credydwr neu ddilysrwydd dyled sy’n cael ei throsglwyddo i asiantau gorfodi
- Rydym eisoes wedi ystyried y gŵyn ac wedi gwneud penderfyniad yn ei chylch
- Mae’n ymwneud â mater lle mae achos cyfreithiol wedi’i lansio, neu sydd eisoes wedi cael ei ystyried gan lys, neu a fyddai’n cael ei ystyried yn fwy priodol gan lys
- Mae’n ymwneud â mater sy’n cael ei ystyried gan sefydliad arall
- Mae’n ymwneud â materion cytundebol neu fasnachol
- Mae’n ymwneud â thrin cais gwrthrych am wybodaeth neu gais Rhyddid Gwybodaeth
- I sylw’r Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) mae cwynion am y materion hynny.
Sut mae cwyno
Gallwch anfon eich cwyn atom ni drwy:
- Anfon neges e-bost at: complaints@excelenforcement.co.uk
- Ffonio: 0330 056 4113 neu 01492 531345
- Anfon llythyr – Y swyddog Cwynion, Excel Civil Enforcement, Marine House, 2 Marine Road, Bae Colwyn, LL29 8PH
Er mwyn i ni ymchwilio’n llawn i’ch cwyn, rhowch yr wybodaeth ganlynol:
- Eich enw llawn
- Enw eich busnes (lle bo’n berthnasol)
- Eich cyfeiriad cartref a busnes
- Ein rhif cyfeirnod
- Partïon yn y gorchymyn
- Dyddiad(au) galwodd ein hasiant gorfodi i’ch cyfeiriad
- Datganiad clir o’ch cwyn (pam eich bod wedi’ch tramgwyddo)
- Unrhyw ddogfennau a fydd, yn eich barn chi, yn ddefnyddiol i gefnogi eich cwyn
- Syniad o’r hyn yr ydych yn chwilio amdano i fodloni eich cwyn
Gofynnwn i chi gadw at y ffeithiau’n unig ac osgoi dyfalu.
Cefnogaeth
Os oes angen cymorth arnoch i'ch helpu i wneud eich cwyn, gall aelod o'r teulu, ffrind neu sefydliad cynghori eich helpu. Dyma nifer o sefydliadau cyngor ar ddyledion annibynnol, rhad ac am ddim, sy’n darparu cyngor a chymorth.
Efallai y bydd yr Enforcement Conduct Board (ECB) hefyd yn gallu helpu.
Os ydych yn drydydd parti ac yn cynorthwyo rhywun, sicrhewch fod awdurdod ysgrifenedig yn cael ei ddarparu ar ran yr achwynydd.
Ein proses gwyno
- Ar ôl i’ch cwyn ddod i law, byddwn yn anfon cydnabyddiaeth i chi o hynny a gwybodaeth am sut y bydd yn cael ei thrin a’r amserlenni. Fel arfer byddwn yn gwneud hyn o fewn dau ddiwrnod gwaith
- Byddwn yn ceisio ymchwilio a datrys eich cwyn yn anffurfiol o fewn pum diwrnod gwaith, fel arfer drwy eich ffonio i drafod y mater, oni bai eich bod yn dweud wrthym y byddai’n well gennych gysylltu â ni drwy ddull arall.
- Pan nad yw hynny’n bosibl, er enghraifft pan fydd y gŵyn yn fwy cymhleth, byddwn yn symud ymlaen at ymchwiliad ffurfiol, lle gallwn adolygu fideos a wisgir ar y corff, gwrando ar recordiadau galwadau ac adolygu nodiadau achos a gohebiaeth. Bydd y cam ffurfiol yn cael ei gwblhau o fewn 20 diwrnod gwaith, ond os bydd amgylchiadau eithriadol lle bydd angen mwy nag 20 diwrnod gwaith arnom i gwblhau ein hymchwiliad, byddwn yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi.
- Ar ôl dod i benderfyniad, byddwn yn rhoi manylion hynny i chi yn ysgrifenedig.
Os na allwn ddatrys eich cwyn ar ôl cwblhau cam ffurfiol y broses, mae gennych hawl i gyfeirio eich cwyn at yr Awdurdod Ymddygiad Gorfodi (ECB). Byddwn yn rhoi manylion i chi am sut a ble i wneud hyn.
